Trigger Workflow – Note Changed trong eClick CRM
Kích hoạt workflow khi một ghi chú trên hồ sơ liên hệ được thêm mới, chỉnh sửa hoặc cập nhật. Phù hợp để: cập nhật ghi chú, giao nhiệm vụ & quản lý dữ liệu khách hàng chính xác hơn! 📝🔄
Trigger "Note Changed" trong eClick CRM giúp tự động hóa quy trình làm việc mỗi khi một ghi chú hiện có trên hồ sơ liên hệ được chỉnh sửa. Điều này giúp đội ngũ nhân sự cập nhật thông tin kịp thời, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả và duy trì lịch sử giao tiếp rõ ràng.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách hoạt động của trigger "Note Changed", lợi ích của nó, cách thiết lập từng bước, và các trường hợp ứng dụng thực tế để tối ưu hóa quy trình trong eClick CRM.
Trigger "Note Changed" là gì?
Trigger "Note Changed" sẽ kích hoạt workflow mỗi khi một ghi chú hiện có trong hồ sơ liên hệ được sửa đổi.
📌 Trigger này hữu ích khi nào?
Khi một ghi chú quan trọng được cập nhật, workflow có thể gửi thông báo đến đội ngũ liên quan, đảm bảo không ai bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Tự động cập nhật chi tiết liên hệ, thay đổi trạng thái khách hàng, hoặc giao nhiệm vụ follow-up dựa trên nội dung được chỉnh sửa.
Giúp duy trì hồ sơ khách hàng chính xác và cập nhật, tránh sai sót do quên lưu trữ thay đổi quan trọng.
📌 Cách hoạt động:
Khi có bất kỳ thay đổi nào trong ghi chú của khách hàng, workflow sẽ tự động kích hoạt hành động như gửi thông báo, cập nhật CRM hoặc phân công nhiệm vụ.
Có thể sử dụng bộ lọc "Has Tag" hoặc "Doesn’t Have Tag" để giới hạn trigger cho một nhóm khách hàng cụ thể.
Lợi ích của Trigger "Note Changed"
✅ Tự động hóa thông báo nội bộ Khi ghi chú được chỉnh sửa, hệ thống có thể tự động thông báo cho nhân viên liên quan, giúp cập nhật thông tin kịp thời.
✅ Tăng cường quản lý dữ liệu Tự động ghi lại thay đổi trong CRM, đảm bảo lịch sử giao tiếp được cập nhật chính xác mà không cần nhập liệu thủ công.
✅ Tối ưu hóa quy trình làm việc Có thể tự động phân công nhiệm vụ, đảm bảo đội ngũ theo dõi và xử lý thay đổi trong ghi chú một cách hiệu quả.
✅ Cải thiện hợp tác nhóm Các thành viên có liên quan sẽ nhận được thông báo ngay lập tức, giúp phối hợp dễ dàng và nâng cao hiệu suất làm việc.
✅ Tùy chỉnh linh hoạt với bộ lọc Sử dụng "Has Tag" hoặc "Doesn’t Have Tag" để kích hoạt workflow cho các nhóm khách hàng quan trọng, giúp tăng độ chính xác và hiệu quả.
Hướng dẫn thiết lập Trigger "Note Changed"
1️⃣ Truy cập Workflow Builder
Vào Automation trong eClick CRM.
Nhấp vào "+ Create Workflow".
Chọn "Start from Scratch" hoặc chỉnh sửa một workflow có sẵn.
2️⃣ Thêm Trigger "Note Changed"
Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".
Chọn "Note Changed" từ danh sách trigger có sẵn.
3️⃣ Đặt tên cho Trigger
Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Cập nhật ghi chú - Thông báo nhóm" hoặc "Ghi chú thay đổi - Tạo nhiệm vụ follow-up".
4️⃣ Thiết lập bộ lọc (Filters) – Điều chỉnh điều kiện kích hoạt
📌 Các bộ lọc giúp xác định khi nào workflow kích hoạt:
Has Tag: Chỉ kích hoạt workflow nếu liên hệ có một tag cụ thể (VD: "Khách hàng quan trọng", "Cần chăm sóc đặc biệt").
Doesn’t Have Tag: Chỉ kích hoạt nếu liên hệ không có tag cụ thể, giúp workflow không chạy với những liên hệ không liên quan.
5️⃣ Thêm hành động (Actions) vào Workflow
Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như: ✔ Gửi thông báo nội bộ khi ghi chú thay đổi 📩 ✔ Tạo nhiệm vụ follow-up cho nhân viên 🛠 ✔ Cập nhật trạng thái khách hàng trong CRM 🔄
6️⃣ Lưu & Xuất bản Workflow
Lưu workflow sau khi thiết lập.
Chuyển trạng thái từ "Draft" sang "Publish" để kích hoạt.
Ví dụ về ứng dụng thực tế
📌 Thông báo cập nhật ghi chú cho Quản lý tài khoản
✅ Kịch bản: Khi ghi chú về khách hàng VIP được chỉnh sửa, hệ thống sẽ thông báo ngay cho nhân viên phụ trách tài khoản.
🔹 Cách thiết lập:
Trigger: Note Changed
Lọc: Has Tag: "Khách hàng quan trọng"
Workflow Actions: ✔ Gửi thông báo đến quản lý tài khoản để xem xét thay đổi. ✔ Ghi lại thay đổi vào lịch sử CRM.
💡 Kết quả: Giúp nhân viên cập nhật thông tin nhanh chóng, đảm bảo theo dõi khách hàng VIP sát sao.
📌 Tự động tạo nhiệm vụ khi ghi chú thay đổi
✅ Kịch bản: Khi nhân viên cập nhật ghi chú liên quan đến cơ hội bán hàng, hệ thống sẽ tạo nhiệm vụ cho nhóm Sales.
🔹 Cách thiết lập:
Trigger: Note Changed
Lọc: Has Tag: "Cơ hội bán hàng"
Workflow Actions: ✔ Giao nhiệm vụ cho nhân viên Sales để follow-up. ✔ Cập nhật trạng thái liên hệ thành "Tiềm năng cao".
💡 Kết quả: Không bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, đảm bảo chăm sóc khách hàng tiềm năng kịp thời.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
❓ Trigger có kích hoạt nếu ghi chú thay đổi nhiều lần liên tiếp không?
✅ Có! Trigger sẽ kích hoạt mỗi khi có ghi chú được chỉnh sửa. Để tránh trùng lặp, bạn có thể thêm Wait Action để giới hạn số lần kích hoạt workflow trong một khoảng thời gian.
❓ Làm thế nào để chỉ kích hoạt trigger cho một nhóm khách hàng cụ thể?
📌 Sử dụng bộ lọc "Has Tag" hoặc "Doesn't Have Tag" để đảm bảo workflow chỉ chạy với những khách hàng phù hợp.
❓ Trigger này có thể kết hợp với trigger khác không?
✅ Có! Bạn có thể kết hợp "Note Changed" với "Task Completed" hoặc "Opportunity Stage Changed" để tạo workflow nâng cao.
Kết luận
Trigger "Note Changed" trong eClick CRM giúp bạn tự động hóa quy trình cập nhật thông tin liên hệ, phân công nhiệm vụ và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
💡 Bắt đầu ngay với eClick CRM để nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý khách hàng hiệu quả hơn! 🚀
Last updated
