Tự động kích hoạt workflow khi có thay đổi trong tài liệu hoặc hợp đồng, giúp quản lý quy trình ký kết và xác thực tài liệu hiệu quả hơn.
Last updated
Trigger "Documents & Contracts" được sử dụng để tự động hóa quy trình liên quan đến tài liệu và hợp đồng trong CRM.
Khi một tài liệu hoặc hợp đồng được gửi, ký, từ chối hoặc thay đổi trạng thái, trigger này sẽ giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng bằng cách gửi thông báo, cập nhật CRM hoặc kích hoạt quy trình xác thực.
Trigger này tự động kích hoạt workflow khi có sự thay đổi về tài liệu hoặc hợp đồng trong hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hiệu quả hơn mà không cần thao tác thủ công.
Tự động hóa quy trình hợp đồng: Không bỏ lỡ các tài liệu quan trọng, giúp quản lý hợp đồng dễ dàng hơn.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Gửi thông báo ngay khi tài liệu được ký hoặc cần phản hồi.
Giữ dữ liệu chính xác trong CRM: Cập nhật trạng thái tài liệu theo thời gian thực.
Tối ưu hiệu suất đội ngũ: Hạn chế thao tác thủ công, giảm rủi ro sai sót trong quy trình xử lý hợp đồng.
Mở phần Automation → Workflows → Tạo workflow mới hoặc chỉnh sửa workflow có sẵn.
Click “+ Add New Trigger” → Chọn “Documents & Contracts” từ danh sách.
Đặt tên trigger theo mục đích sử dụng, ví dụ: “Hợp Đồng Được Ký Thành Công”.
Bạn có thể áp dụng các bộ lọc để trigger hoạt động theo đúng điều kiện cần thiết:
Recipient Type
Xác định loại người nhận tài liệu (Khách hàng, Đối tác, Nhân viên,...).
Status
Kích hoạt khi tài liệu thay đổi trạng thái (Đã gửi, Đã ký, Bị từ chối,...).
Template
Xác định trigger chỉ áp dụng cho một mẫu tài liệu cụ thể.
Value
Xác định giá trị tài liệu hợp đồng.
Gửi email thông báo: Thông báo khách hàng hoặc nhân viên khi hợp đồng được ký hoặc bị từ chối.
Cập nhật trạng thái trong CRM: Gắn tag hoặc cập nhật pipeline để theo dõi tiến trình hợp đồng.
Tạo task cho nhân viên: Nếu tài liệu bị từ chối, có thể tạo task để nhân viên liên hệ lại với khách hàng.
🔹 Bước 6: Lưu và Kích Hoạt
Sau khi thiết lập xong, Save và Publish để trigger bắt đầu hoạt động tự động.
🔹 Trường hợp 1: Ký hợp đồng thành công
Khi khách hàng ký hợp đồng, trigger sẽ tự động gửi email xác nhận và cập nhật trạng thái CRM.
🔹 Trường hợp 2: Hợp đồng bị từ chối
Nếu khách hàng từ chối ký, hệ thống sẽ tự động gán tag “Cần liên hệ lại” và tạo nhiệm vụ cho nhân viên chăm sóc khách hàng.
🔹 Trường hợp 3: Quản lý trạng thái hợp đồng
Doanh nghiệp có thể thiết lập workflow để theo dõi hợp đồng hết hạn hoặc gia hạn hợp đồng tự động.
🔹 Trigger có thể kích hoạt nhiều lần cho cùng một hợp đồng không? Có, trigger sẽ kích hoạt mỗi khi tài liệu thay đổi trạng thái.
🔹 Làm thế nào để chỉ gửi thông báo cho tài liệu cụ thể? Bạn có thể sử dụng bộ lọc Template để giới hạn trigger cho một mẫu tài liệu nhất định.
🔹 Trigger có hoạt động cho hợp đồng điện tử không? Có, trigger có thể áp dụng cho cả hợp đồng giấy và hợp đồng điện tử trong CRM.
🔹 Tôi có thể tự động gửi email nhắc khách hàng ký hợp đồng chưa hoàn thành không? Được! Bạn có thể thiết lập workflow gửi email nhắc nhở sau một số ngày nếu hợp đồng chưa được ký.
Trigger Documents & Contracts giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng và tài liệu hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa các tác vụ quan trọng. Tận dụng tính năng này để tăng tốc quy trình làm việc, giảm sai sót và cải thiện trải nghiệm khách hàng! 🎯
