Trigger – Hóa Đơn (Invoice)

Tự động hóa quy trình khi hóa đơn thay đổi trạng thái: gửi nhắc nhở, thông báo thanh toán, cập nhật CRM, giúp quản lý tài chính nhanh chóng và chính xác.

PreviousPayments Triggers NextTrigger - Thanh Toán Đã Nhận (Payment Received)

Last updated 2 months ago

Trigger – Hóa Đơn (Invoice)

Tự động hóa quy trình khi hóa đơn thay đổi trạng thái: gửi nhắc nhở, thông báo thanh toán, cập nhật CRM, giúp quản lý tài chính nhanh chóng và chính xác.

Trigger "Invoice" trong eClick CRM giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình dựa trên trạng thái hóa đơn, giúp quản lý thanh toán hiệu quả hơn và giảm thiểu công việc thủ công.

Invoice Workflow Trigger là gì?

Trigger "Invoice" tự động kích hoạt workflow khi trạng thái của hóa đơn thay đổi, chẳng hạn như:

Hóa đơn đã gửi
Khách hàng đã xem hóa đơn
Hóa đơn được thanh toán một phần
Hóa đơn được thanh toán đầy đủ
Hóa đơn bị hủy (void)

🎯 Tính năng này giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý thanh toán và theo dõi dòng tiền một cách chính xác, chuyên nghiệp và tự động hóa quy trình nhắc nhở khách hàng.

Lợi ích của Trigger "Invoice"

💡 Giúp quản lý dòng tiền tốt hơn: Tự động nhắc nhở khách hàng về thanh toán sắp đến hạn để giảm tỷ lệ hóa đơn quá hạn.

💡 Tăng trải nghiệm khách hàng: Gửi email cảm ơn và xác nhận thanh toán kịp thời để xây dựng uy tín và lòng tin với khách hàng.

💡 Giảm tải công việc thủ công: Tự động hóa quy trình gửi hóa đơn, theo dõi thanh toán và cập nhật hệ thống giúp tiết kiệm thời gian.

💡 Theo dõi hóa đơn theo thời gian thực: Thông báo ngay khi hóa đơn được gửi, xem hoặc thanh toán, giúp bộ phận tài chính và sales nắm bắt tình trạng thanh toán.

Hướng dẫn thiết lập Trigger "Invoice"

1️⃣ Truy cập Workflow Builder

Vào Automation > Workflows trong eClick CRM.
Nhấp vào "+ Create Workflow" hoặc chỉnh sửa workflow hiện có.

2️⃣ Thêm Trigger "Invoice"

Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".
Chọn "Invoice" từ danh sách trigger có sẵn.

3️⃣ Đặt tên cho Trigger

Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Nhắc nhở thanh toán hóa đơn".

4️⃣ Thiết lập bộ lọc (Filters) – Xác định điều kiện kích hoạt

Bộ lọc (Filter)

Mô tả

Paid

Kích hoạt workflow khi hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ.

Partially Paid

Kích hoạt workflow khi hóa đơn được thanh toán một phần.

Sent

Kích hoạt workflow khi hóa đơn được gửi đi cho khách hàng.

Viewed

Kích hoạt workflow khi khách hàng đã xem hóa đơn.

Void

Kích hoạt workflow khi hóa đơn bị hủy bỏ.

📌 Ví dụ cài đặt bộ lọc:

Invoice Status = "Paid" → Khi hóa đơn được thanh toán, tự động gửi email xác nhận.
Invoice Status = "Sent" & Has Tag = "VIP" → Khi hóa đơn được gửi đến khách hàng VIP, thông báo ngay cho sales team.

5️⃣ Cấu hình hành động trong Workflow

Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như:

Gửi email xác nhận thanh toán 📩
Nhắc nhở thanh toán khi hóa đơn quá hạn ⏳
Gửi thông báo nội bộ khi hóa đơn được thanh toán 📢
Tự động cập nhật trạng thái khách hàng trong CRM 🔄

Ví dụ ứng dụng thực tế

1️⃣ Gửi email nhắc nhở thanh toán trước hạn

✅ Kịch bản: Hóa đơn được gửi đi nhưng chưa thanh toán sau 7 ngày.

🔹 Cách thiết lập:

Trigger: Invoice
Lọc:
- Invoice Status = "Sent"
- Thời gian gửi hóa đơn > 7 ngày
Workflow Actions: Gửi email nhắc nhở thanh toán kèm hạn chót.

💡 Kết quả: Giúp giảm tỷ lệ hóa đơn quá hạn, cải thiện dòng tiền.

2️⃣ Gửi email xác nhận khi khách hàng thanh toán hóa đơn

✅ Kịch bản: Khi khách hàng thanh toán hóa đơn, gửi email xác nhận tự động.

🔹 Cách thiết lập:

Trigger: Invoice
Lọc:
- Invoice Status = "Paid"
Workflow Actions: Gửi email cảm ơn khách hàng kèm xác nhận thanh toán.

💡 Kết quả: Tạo trải nghiệm chuyên nghiệp và tăng lòng tin với khách hàng.

3️⃣ Thông báo cho sales khi hóa đơn được thanh toán

✅ Kịch bản: Khi khách hàng VIP thanh toán hóa đơn, hệ thống tự động thông báo cho sales team.

🔹 Cách thiết lập:

Trigger: Invoice
Lọc:
- Invoice Status = "Paid"
- Has Tag = "VIP Customer"
Workflow Actions: Gửi thông báo nội bộ cho sales team qua email/SMS.

💡 Kết quả: Sales team có thể tiếp tục upsell hoặc duy trì quan hệ khách hàng hiệu quả hơn.

4️⃣ Hủy nhắc nhở khi khách hàng thanh toán

✅ Kịch bản: Khi khách hàng thanh toán, hệ thống tự động xóa họ khỏi danh sách nhắc nhở.

🔹 Cách thiết lập:

Trigger: Invoice
Lọc:
- Invoice Status = "Paid"
Workflow Actions: Xóa khách hàng khỏi workflow nhắc nhở thanh toán.

💡 Kết quả: Tránh gửi email không cần thiết và giữ trải nghiệm khách hàng tốt nhất.

Kết luận

Trigger "Invoice" trong eClick CRM giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình hóa đơn, nhắc nhở thanh toán và tối ưu quản lý tài chính.

🚀 Tận dụng ngay hôm nay để cải thiện dòng tiền và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng! 💰📩

PreviousPayments Triggers NextTrigger - Thanh Toán Đã Nhận (Payment Received)

Last updated 2 months ago

Invoice Workflow Trigger là gì?

Trigger "Invoice" tự động kích hoạt workflow khi trạng thái của hóa đơn thay đổi, chẳng hạn như:

Hóa đơn đã gửi
Khách hàng đã xem hóa đơn
Hóa đơn được thanh toán một phần
Hóa đơn được thanh toán đầy đủ
Hóa đơn bị hủy (void)

Lợi ích của Trigger "Invoice"

💡 Giúp quản lý dòng tiền tốt hơn: Tự động nhắc nhở khách hàng về thanh toán sắp đến hạn để giảm tỷ lệ hóa đơn quá hạn.

💡 Tăng trải nghiệm khách hàng: Gửi email cảm ơn và xác nhận thanh toán kịp thời để xây dựng uy tín và lòng tin với khách hàng.

💡 Giảm tải công việc thủ công: Tự động hóa quy trình gửi hóa đơn, theo dõi thanh toán và cập nhật hệ thống giúp tiết kiệm thời gian.

Hướng dẫn thiết lập Trigger "Invoice"

1️⃣ Truy cập Workflow Builder

Vào Automation > Workflows trong eClick CRM.
Nhấp vào "+ Create Workflow" hoặc chỉnh sửa workflow hiện có.

2️⃣ Thêm Trigger "Invoice"

Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".
Chọn "Invoice" từ danh sách trigger có sẵn.

3️⃣ Đặt tên cho Trigger

Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Nhắc nhở thanh toán hóa đơn".

4️⃣ Thiết lập bộ lọc (Filters) – Xác định điều kiện kích hoạt

Bộ lọc (Filter)

Mô tả

Paid

Kích hoạt workflow khi hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ.

Partially Paid

Kích hoạt workflow khi hóa đơn được thanh toán một phần.

Sent

Kích hoạt workflow khi hóa đơn được gửi đi cho khách hàng.

Viewed

Kích hoạt workflow khi khách hàng đã xem hóa đơn.

Void

Kích hoạt workflow khi hóa đơn bị hủy bỏ.

📌 Ví dụ cài đặt bộ lọc:

Invoice Status = "Paid" → Khi hóa đơn được thanh toán, tự động gửi email xác nhận.
Invoice Status = "Sent" & Has Tag = "VIP" → Khi hóa đơn được gửi đến khách hàng VIP, thông báo ngay cho sales team.

5️⃣ Cấu hình hành động trong Workflow

Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như:

Gửi email xác nhận thanh toán 📩
Nhắc nhở thanh toán khi hóa đơn quá hạn ⏳
Gửi thông báo nội bộ khi hóa đơn được thanh toán 📢
Tự động cập nhật trạng thái khách hàng trong CRM 🔄

Ví dụ ứng dụng thực tế

1️⃣ Gửi email nhắc nhở thanh toán trước hạn

✅ Kịch bản: Hóa đơn được gửi đi nhưng chưa thanh toán sau 7 ngày.

🔹 Cách thiết lập:

Trigger: Invoice
Lọc:
- Invoice Status = "Sent"
- Thời gian gửi hóa đơn > 7 ngày
Workflow Actions: Gửi email nhắc nhở thanh toán kèm hạn chót.

💡 Kết quả: Giúp giảm tỷ lệ hóa đơn quá hạn, cải thiện dòng tiền.

2️⃣ Gửi email xác nhận khi khách hàng thanh toán hóa đơn

✅ Kịch bản: Khi khách hàng thanh toán hóa đơn, gửi email xác nhận tự động.

🔹 Cách thiết lập:

Trigger: Invoice
Lọc:
- Invoice Status = "Paid"
Workflow Actions: Gửi email cảm ơn khách hàng kèm xác nhận thanh toán.

💡 Kết quả: Tạo trải nghiệm chuyên nghiệp và tăng lòng tin với khách hàng.

3️⃣ Thông báo cho sales khi hóa đơn được thanh toán

✅ Kịch bản: Khi khách hàng VIP thanh toán hóa đơn, hệ thống tự động thông báo cho sales team.

🔹 Cách thiết lập:

Trigger: Invoice
Lọc:
- Invoice Status = "Paid"
- Has Tag = "VIP Customer"
Workflow Actions: Gửi thông báo nội bộ cho sales team qua email/SMS.

💡 Kết quả: Sales team có thể tiếp tục upsell hoặc duy trì quan hệ khách hàng hiệu quả hơn.

4️⃣ Hủy nhắc nhở khi khách hàng thanh toán

✅ Kịch bản: Khi khách hàng thanh toán, hệ thống tự động xóa họ khỏi danh sách nhắc nhở.

🔹 Cách thiết lập:

Trigger: Invoice
Lọc:
- Invoice Status = "Paid"
Workflow Actions: Xóa khách hàng khỏi workflow nhắc nhở thanh toán.

💡 Kết quả: Tránh gửi email không cần thiết và giữ trải nghiệm khách hàng tốt nhất.

Kết luận

Trigger "Invoice" trong eClick CRM giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình hóa đơn, nhắc nhở thanh toán và tối ưu quản lý tài chính.

🚀 Tận dụng ngay hôm nay để cải thiện dòng tiền và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng! 💰📩