Trigger Workflow – Customer Booked Appointment trong eClick CRM

Tự động hóa lịch hẹn với Trigger "Customer Booked Appointment" trong eClick CRM – gửi nhắc nhở, follow-up & tối ưu quản lý khách hàng! 📅🔄

Trigger Workflow – Customer Booked Appointment trong eClick CRM 📅🔄

Trigger "Customer Booked Appointment" trong eClick CRM giúp tự động hóa quy trình khi khách hàng tự đặt lịch hẹn qua booking link hoặc hệ thống lên lịch trực tuyến. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng, tối ưu hóa nhắc nhở & follow-up, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách hoạt động của trigger "Customer Booked Appointment", lợi ích, cách thiết lập, và ứng dụng thực tế để quản lý lịch hẹn hiệu quả hơn với eClick CRM.

---

Trigger "Customer Booked Appointment" là gì?

Trigger "Customer Booked Appointment" giúp tự động kích hoạt workflow khi khách hàng đặt lịch hẹn mà không cần nhân viên thao tác.

📌 Trigger này hữu ích khi nào?

• Gửi email/SMS xác nhận ngay sau khi khách hàng đặt lịch.

• Gửi nhắc nhở lịch hẹn 24 hoặc 48 giờ trước buổi hẹn.

• Tạo thông báo nội bộ cho nhân viên khi có khách hàng VIP đặt lịch.

• Tự động gửi hướng dẫn trước cuộc hẹn (địa chỉ, tài liệu cần chuẩn bị, v.v.).

📌 Cách hoạt động:

• Khi khách hàng đặt lịch thông qua booking link, hệ thống sẽ tự động thực hiện các hành động tiếp theo như gửi xác nhận, nhắc nhở hoặc thông báo nhân viên.

• Không hỗ trợ lịch hẹn định kỳ (recurring appointments) – chỉ áp dụng cho các cuộc hẹn một lần (one-time appointments).

---

📌 Lợi ích của Trigger "Customer Booked Appointment"

✅ Tự động hóa quy trình lịch hẹn: Không cần nhập liệu thủ công – hệ thống sẽ tự động gửi xác nhận & nhắc nhở.

✅ Giảm tỷ lệ khách hàng vắng mặt: Nhắc nhở tự động giúp khách hàng không quên lịch hẹn, tăng tỷ lệ tham gia.

✅ Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Gửi thông báo kịp thời giúp khách hàng cảm thấy được chăm sóc chuyên nghiệp.

✅ Thông báo ngay cho nhân viên liên quan: Nhân viên sẽ nhận được thông tin cuộc hẹn ngay khi khách hàng đặt lịch.

✅ Linh hoạt tùy chỉnh cho từng loại cuộc hẹn: Dùng bộ lọc thông minh để kích hoạt workflow chỉ với lịch hẹn của nhóm khách hàng hoặc dịch vụ cụ thể.

---

📌 Hướng dẫn thiết lập Trigger "Customer Booked Appointment"

1️⃣ Truy cập Workflow Builder

• Vào Automation trong eClick CRM.

• Nhấp vào "+ Create Workflow".

• Chọn "Start from Scratch" hoặc chỉnh sửa một workflow có sẵn.

2️⃣ Thêm Trigger "Customer Booked Appointment"

• Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".

• Chọn "Customer Booked Appointment" từ danh sách trigger có sẵn.

3️⃣ Đặt tên cho Trigger

• Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Xác nhận lịch hẹn khách hàng" hoặc "Nhắc nhở trước lịch hẹn 24h".

4️⃣ Thiết lập bộ lọc (Filters) – Xác định điều kiện kích hoạt

📌 Bộ lọc giúp xác định khi nào workflow kích hoạt:

Tên bộ lọc	Mô tả
Has Tag	Kích hoạt workflow nếu khách hàng có tag cụ thể, ví dụ: "VIP".
In Calendar	Workflow chỉ chạy khi lịch hẹn được đặt trong một lịch cụ thể.
In Calendar Group	Workflow kích hoạt với tất cả lịch hẹn thuộc một nhóm lịch cụ thể.

📌 Ví dụ cài đặt bộ lọc:

• In Calendar = "Đặt Lịch 1-1 Cùng Lê Hữu Tuyến" → Workflow chỉ chạy với lịch hẹn với Lê Hữu Tuyến.

Kiểm thử quy trình đặt lịch cùng Lê Hữu Tuyến: https://eclickcrm.com/dat-lich-zoom?onboading_test=test

• Has Tag = "VIP Client" → Workflow chỉ chạy với khách hàng VIP.

5️⃣ Thêm hành động (Actions) vào Workflow

Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như: ✔ Gửi email xác nhận lịch hẹn ngay sau khi đặt lịch 📩 ✔ Gửi nhắc nhở lịch hẹn 24 giờ trước buổi hẹn 📅 ✔ Gửi thông báo nội bộ cho nhân viên phụ trách 📢 ✔ Cập nhật trạng thái khách hàng trong CRM 🔄

6️⃣ Lưu & Xuất bản Workflow

• Lưu workflow sau khi thiết lập.

• Chuyển trạng thái từ "Draft" sang "Publish" để kích hoạt.

---

📌 Ví dụ ứng dụng thực tế

1️⃣ Nhắc nhở khách hàng trước lịch hẹn

✅ Kịch bản: Khi khách hàng đặt lịch hẹn, hệ thống sẽ tự động gửi email/SMS nhắc nhở trước 24 giờ.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Customer Booked Appointment

• Lọc: In Calendar = "Dịch vụ khám tổng quát"

• Workflow Actions: ✔ Gửi SMS nhắc nhở khách hàng trước lịch hẹn 24h. ✔ Gửi email xác nhận kèm hướng dẫn chi tiết.

💡 Kết quả: Giảm tỷ lệ khách hàng vắng mặt & nâng cao trải nghiệm.

---

2️⃣ Follow-up khách hàng sau khi đặt lịch

✅ Kịch bản: Khi khách hàng đặt lịch tư vấn bất động sản, hệ thống sẽ tự động gửi email xác nhận kèm thông tin tài liệu cần chuẩn bị.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Customer Booked Appointment

• Lọc: In Calendar = "Tư vấn mua nhà"

• Workflow Actions: ✔ Gửi email xác nhận & tài liệu hướng dẫn chuẩn bị trước buổi tư vấn.

💡 Kết quả: Giúp khách hàng chuẩn bị tốt hơn, nâng cao hiệu quả tư vấn.

---

3️⃣ Gửi thông báo nội bộ khi khách hàng VIP đặt lịch

✅ Kịch bản: Khi một khách hàng VIP đặt lịch tư vấn tài chính, hệ thống sẽ gửi email thông báo ngay cho chuyên gia phụ trách.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Customer Booked Appointment

• Lọc: Has Tag = "VIP Client"

• Workflow Actions: ✔ Gửi email thông báo đến cố vấn tài chính.

💡 Kết quả: Đảm bảo khách hàng VIP nhận được sự chăm sóc đặc biệt.

---

📌 Câu hỏi thường gặp (FAQs)

❓ Trigger này có áp dụng cho lịch hẹn định kỳ không?

🚫 Không! Trigger chỉ áp dụng cho lịch hẹn một lần (one-time appointments).

❓ Có thể thiết lập nhiều workflow cho từng loại lịch hẹn không?

✅ Có! Sử dụng bộ lọc "In Calendar" hoặc "In Calendar Group" để tạo các workflow riêng cho từng dịch vụ.

❓ Trigger này có hoạt động khi nhân viên đặt lịch thay khách hàng không?

🚫 Không! Trigger chỉ kích hoạt khi khách hàng tự đặt lịch qua booking link.

---

📌 Kết luận

Trigger "Customer Booked Appointment" trong eClick CRM giúp bạn tự động quản lý lịch hẹn, gửi nhắc nhở & cải thiện trải nghiệm khách hàng.

💡 Bắt đầu ngay với eClick CRM để tối ưu hóa quy trình đặt lịch & chăm sóc khách hàng! 🚀