Trigger - Form Submitted (Biểu mẫu đã được gửi)

Tự động hóa quy trình với Trigger "Form Submitted" trong eClick CRM – cập nhật dữ liệu, gửi email xác nhận & tạo nhiệm vụ follow-up ngay khi khách hàng gửi form! 📝📩

Trigger "Form Submitted" trong eClick CRM giúp tự động hóa quy trình thu thập thông tin khách hàng, gửi thông báo, cập nhật dữ liệu CRM và tạo nhiệm vụ follow-up ngay khi một biểu mẫu được gửi.

Điều này giúp doanh nghiệp xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và tối ưu hóa quy trình làm việc. Bài viết hướng dẫn chi tiết cách thiết lập, lợi ích và các ứng dụng thực tế của trigger này.

---

Trigger "Form Submitted" là gì?

Trigger "Form Submitted" giúp tự động kích hoạt workflow mỗi khi một biểu mẫu cụ thể được khách hàng điền và gửi.

📌 Trigger này hữu ích khi nào?

• Tự động thu thập & cập nhật thông tin khách hàng vào CRM.

• Gửi thông báo cho đội ngũ sales hoặc chăm sóc khách hàng khi có form mới được gửi.

• Tạo nhiệm vụ follow-up tự động cho nhóm chăm sóc khách hàng hoặc đội ngũ bán hàng.

📌 Cách hoạt động:

• Khi khách hàng gửi một biểu mẫu đã được chỉ định, workflow sẽ tự động thực hiện các hành động tiếp theo như gửi email xác nhận, cập nhật CRM hoặc giao nhiệm vụ follow-up.

• Có thể thiết lập bộ lọc để chỉ kích hoạt workflow đối với các biểu mẫu cụ thể.

---

Lợi ích của Trigger "Form Submitted"

✅ Tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu Không cần nhập tay, mọi thông tin khách hàng được lưu trực tiếp vào CRM ngay khi họ gửi biểu mẫu.

✅ Gửi thông báo tự động Nhân viên sales hoặc chăm sóc khách hàng sẽ nhận được thông báo ngay khi có form mới, giúp phản hồi nhanh chóng.

✅ Tạo nhiệm vụ follow-up ngay lập tức Tự động tạo nhiệm vụ follow-up giúp đảm bảo không bỏ sót khách hàng tiềm năng.

✅ Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng Tự động gửi email xác nhận, tin nhắn cảm ơn hoặc hướng dẫn tiếp theo dựa trên nội dung form khách hàng đã gửi.

✅ Tích hợp linh hoạt với nhiều quy trình làm việc khác nhau Hỗ trợ nhiều loại biểu mẫu như thu thập thông tin khách hàng, đăng ký sự kiện, đặt lịch hẹn, phản hồi khách hàng, v.v.

---

Hướng dẫn thiết lập Trigger "Form Submitted"

1️⃣ Truy cập Workflow Builder

• Vào Automation trong eClick CRM.

• Nhấp vào "+ Create Workflow".

• Chọn "Start from Scratch" hoặc chỉnh sửa một workflow có sẵn.

2️⃣ Thêm Trigger "Form Submitted"

• Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".

• Chọn "Form Submitted" từ danh sách trigger có sẵn.

3️⃣ Đặt tên cho Trigger

• Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Form đăng ký hội thảo đã gửi" hoặc "Khách hàng điền form liên hệ".

4️⃣ Thiết lập bộ lọc (Filters) – Chọn biểu mẫu cụ thể

📌 Bộ lọc giúp xác định khi nào workflow kích hoạt:

Tên bộ lọc	Mô tả	Bắt buộc
Form Is	Chỉ kích hoạt workflow khi một biểu mẫu cụ thể được gửi.	✅ Có

📌 Ví dụ cài đặt bộ lọc:

• Form Is = "Customer Feedback Form" → Workflow chỉ chạy khi khách hàng gửi form phản hồi.

• Form Is = "Lead Capture Form" → Chỉ kích hoạt khi khách hàng điền form thu thập lead.

5️⃣ Thêm hành động (Actions) vào Workflow

Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như: ✔ Gửi email xác nhận đã nhận thông tin 📩 ✔ Cập nhật trạng thái khách hàng trong CRM 🔄 ✔ Gửi thông báo nội bộ cho đội ngũ sales/chăm sóc khách hàng 📢 ✔ Tạo nhiệm vụ follow-up để đảm bảo phản hồi khách hàng kịp thời 🛠

6️⃣ Lưu & Xuất bản Workflow

• Lưu workflow sau khi thiết lập.

• Chuyển trạng thái từ "Draft" sang "Publish" để kích hoạt.

---

Ví dụ ứng dụng thực tế

📌 Thu thập & xử lý thông tin khách hàng tiềm năng

✅ Kịch bản: Khi khách hàng điền form "Lead Capture", hệ thống sẽ tự động thêm họ vào danh sách khách hàng tiềm năng và gán cho nhân viên bán hàng.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Form Submitted

• Lọc: Form Is = "Lead Capture Form"

• Workflow Actions: ✔ Thêm khách hàng vào danh sách CRM. ✔ Gửi thông báo cho nhân viên sales phụ trách. ✔ Gắn tag "Khách hàng tiềm năng" để dễ theo dõi.

💡 Kết quả: Giúp sales tiếp cận khách hàng nhanh chóng, tăng cơ hội chuyển đổi.

---

📌 Tự động gửi email xác nhận & cảm ơn khách hàng

✅ Kịch bản: Khi khách hàng điền form "Đăng ký hội thảo", hệ thống sẽ tự động gửi email xác nhận.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Form Submitted

• Lọc: Form Is = "Event Registration Form"

• Workflow Actions: ✔ Gửi email xác nhận & thông tin chi tiết về sự kiện. ✔ Thêm khách hàng vào danh sách tham gia sự kiện.

💡 Kết quả: Giúp khách hàng nhận được thông tin ngay lập tức, tăng trải nghiệm chuyên nghiệp.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

❓ Trigger có thể áp dụng cho nhiều form trong cùng một workflow không?

✅ Có! Bạn có thể thêm nhiều bộ lọc để workflow kích hoạt khi bất kỳ form nào trong danh sách được gửi.

❓ Nếu khách hàng gửi form nhiều lần, workflow có kích hoạt mỗi lần không?

✅ Có! Trigger sẽ kích hoạt mỗi lần form được gửi. Nếu cần kiểm soát tần suất, bạn có thể sử dụng Wait Action để tránh spam workflow.

❓ Tôi có thể gửi phản hồi khác nhau dựa trên form gửi không?

✅ Có! Bạn có thể sử dụng bộ lọc Form Is để tạo các workflow riêng biệt cho từng form, đảm bảo nội dung gửi đi phù hợp.

❓ Trigger này có hoạt động với form bên ngoài không?

🚫 Không! Trigger chỉ hoạt động với form được tạo trong eClick CRM. Nếu sử dụng form bên ngoài, bạn cần tích hợp qua webhook.