Trigger - Task Reminder ⏰ (Nhắc việc sắp đến hạn)

Tự động nhắc nhở nhiệm vụ với Trigger "Task Reminder" trong eClick CRM – đảm bảo công việc đúng tiến độ, gửi thông báo trước hạn hoặc khi nhiệm vụ quá hạn! ⏳🔔

Kích hoạt workflow dựa trên thời gian đến hạn của một Task. Có thể dùng để:

• Gửi email/tin nhắn nhắc việc cho nhân viên trước X phút/giờ/ngày.

• Thông báo nội bộ khi sắp đến hạn xử lý một công việc quan trọng.

• Kết hợp logic “If task chưa hoàn thành” để cảnh báo trễ hạn.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách hoạt động của trigger "Task Reminder", lợi ích của nó, hướng dẫn thiết lập từng bước, và các trường hợp ứng dụng thực tế để tối ưu hóa quy trình làm việc trong eClick CRM.

---

Trigger "Task Reminder" là gì?

Trigger "Task Reminder" sẽ kích hoạt workflow khi một lời nhắc (reminder) được đặt cho nhiệm vụ, giúp đảm bảo nhân viên không bỏ lỡ công việc quan trọng.

📌 Trigger này hữu ích khi nào?

• Gửi thông báo tự động trước ngày đến hạn để nhân viên chuẩn bị xử lý công việc.

• Nhắc nhở khi nhiệm vụ quá hạn, giúp quản lý theo dõi tiến độ và yêu cầu hành động cần thiết.

• Tùy chỉnh theo số ngày trước hoặc sau ngày đến hạn, đảm bảo nhắc nhở phù hợp với từng loại công việc.

📌 Cách hoạt động:

• Khi một nhiệm vụ có lời nhắc (Task Reminder) được kích hoạt, hệ thống sẽ tự động gửi email, cập nhật trạng thái hoặc tạo nhiệm vụ follow-up.

• Có thể sử dụng bộ lọc "Before no. of days" hoặc "After no. of days" để chỉ kích hoạt trigger vào thời điểm mong muốn.

---

Lợi ích của Trigger "Task Reminder"

✅ Giúp nhân viên hoàn thành công việc đúng hạn Tự động nhắc nhở trước khi nhiệm vụ đến hạn, tránh trường hợp quên xử lý công việc quan trọng.

✅ Tăng hiệu suất làm việc Nhân viên sẽ luôn được thông báo về nhiệm vụ quan trọng mà không cần theo dõi thủ công.

✅ Tùy chỉnh thời gian nhắc nhở Có thể đặt lời nhắc trước hoặc sau một số ngày so với ngày đến hạn của nhiệm vụ, đảm bảo linh hoạt trong quản lý công việc.

✅ Tích hợp với các hành động tự động khác Có thể kết hợp với cập nhật trạng thái nhiệm vụ, gửi thông báo nội bộ hoặc tạo task follow-up để tối ưu quy trình làm việc.

---

Hướng dẫn thiết lập Trigger "Task Reminder"

1️⃣ Truy cập Workflow Builder

• Vào Automation trong eClick CRM.

• Nhấp vào "+ Create Workflow".

• Chọn "Start from Scratch" hoặc chỉnh sửa một workflow có sẵn.

2️⃣ Thêm Trigger "Task Reminder"

• Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".

• Chọn "Task Reminder" từ danh sách trigger có sẵn.

3️⃣ Đặt tên cho Trigger

• Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Nhắc nhở công việc trước hạn" hoặc "Thông báo nhiệm vụ quá hạn".

4️⃣ Thiết lập bộ lọc (Filters) – Điều chỉnh thời điểm kích hoạt

📌 Bộ lọc giúp xác định khi nào workflow kích hoạt:

Giá trị	Mô tả	Bắt buộc
Before no. of days	Kích hoạt workflow trước X ngày so với ngày đến hạn của nhiệm vụ.	Không
After no. of days	Kích hoạt workflow sau X ngày kể từ khi nhiệm vụ quá hạn.	Không

📌 Ví dụ cài đặt bộ lọc:

• Before no. of days = 3 → Workflow kích hoạt 3 ngày trước ngày đến hạn của nhiệm vụ.

• After no. of days = 2 → Workflow kích hoạt 2 ngày sau khi nhiệm vụ bị quá hạn.

5️⃣ Thêm hành động (Actions) vào Workflow

Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như: ✔ Gửi email nhắc nhở đến nhân viên được giao nhiệm vụ 📩 ✔ Cập nhật trạng thái nhiệm vụ thành "Đang chờ xử lý" 🔄 ✔ Tạo nhiệm vụ follow-up nếu nhiệm vụ chưa hoàn thành ⏳

6️⃣ Lưu & Xuất bản Workflow

• Lưu workflow sau khi thiết lập.

• Chuyển trạng thái từ "Draft" sang "Publish" để kích hoạt.

---

Ví dụ ứng dụng thực tế

📌 Gửi email nhắc nhở trước khi nhiệm vụ đến hạn

✅ Kịch bản: Khi một nhiệm vụ sắp đến hạn trong 3 ngày, hệ thống sẽ gửi email thông báo cho nhân viên được giao nhiệm vụ.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Task Reminder

• Lọc: Before no. of days = 3

• Workflow Actions: ✔ Gửi email nhắc nhở nhân viên về nhiệm vụ sắp đến hạn. ✔ Cập nhật trạng thái nhiệm vụ thành "Đã nhắc nhở".

💡 Kết quả: Nhân viên được nhắc nhở trước hạn, đảm bảo không quên xử lý công việc.

---

📌 Nhắc nhở nhiệm vụ quá hạn & yêu cầu follow-up

✅ Kịch bản: Nếu nhiệm vụ bị quá hạn 2 ngày, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở nhân viên và yêu cầu cập nhật tiến độ.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Task Reminder

• Lọc: After no. of days = 2

• Workflow Actions: ✔ Gửi email thông báo rằng nhiệm vụ đã quá hạn. ✔ Tạo nhiệm vụ follow-up yêu cầu cập nhật trạng thái. ✔ Gửi thông báo nội bộ cho quản lý để theo dõi công việc.

💡 Kết quả: Giúp quản lý theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo nhân viên xử lý nhiệm vụ bị trễ hạn nhanh chóng.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

❓ Trigger có kích hoạt nếu nhiệm vụ không có lời nhắc không?

🚫 Không. Trigger chỉ kích hoạt nếu nhiệm vụ có lời nhắc (Reminder) đã được thiết lập trước đó.

❓ Có thể đặt nhiều mức thời gian nhắc nhở khác nhau không?

✅ Có! Bạn có thể tạo nhiều workflow với các bộ lọc thời gian khác nhau, ví dụ:

• Gửi nhắc nhở 5 ngày trước ngày đến hạn.

• Nhắc nhở lần hai trước 1 ngày.

• Gửi cảnh báo khi nhiệm vụ quá hạn 2 ngày.

❓ Tôi có thể áp dụng trigger này cho một số nhân viên cụ thể không?

📌 Hiện tại, Task Reminder không có bộ lọc theo Assigned User, nhưng bạn có thể kết hợp với các điều kiện trong workflow để gửi thông báo đến nhóm nhân viên phù hợp.

---

Kết luận

Trigger "Task Reminder" trong eClick CRM giúp bạn tự động nhắc nhở nhân viên về nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc quá hạn, đảm bảo công việc luôn được xử lý đúng thời gian.

💡 Bắt đầu ngay với eClick CRM để tối ưu hóa quy trình quản lý nhiệm vụ và nâng cao hiệu suất làm việc! 🚀