Trigger - Note Changed (Ghi chú liên hệ được thay đổi) 📝
Tự động hóa quy trình với Trigger "Note Changed" trong eClick CRM – cập nhật ghi chú, giao nhiệm vụ & quản lý dữ liệu khách hàng chính xác hơn! 📝🔄
Trigger "Note Changed" trong eClick CRM giúp tự động hóa quy trình mỗi khi một ghi chú (Note) trong hồ sơ liên hệ được chỉnh sửa. Điều này giúp đồng bộ hóa thông tin khách hàng theo thời gian thực, tự động phân công nhiệm vụ, gửi email nhắc nhở hoặc cập nhật trạng thái liên hệ.
Hãy cùng khám phá cách hoạt động của Trigger "Note Changed", cách thiết lập và các ứng dụng thực tế giúp tối ưu hóa quy trình tự động hóa trong eClick CRM!
Trigger "Note Changed" là gì?
Trigger "Note Changed" sẽ kích hoạt workflow bất cứ khi nào một ghi chú trong hồ sơ khách hàng được cập nhật hoặc chỉnh sửa.
📌 Trigger này hữu ích khi nào?
Khi nhân viên cập nhật thông tin trong ghi chú, hệ thống sẽ kích hoạt workflow tự động, giúp chuyển tiếp thông tin quan trọng đến người liên quan.
Khi một ghi chú thay đổi, workflow có thể gửi email, phân công nhiệm vụ hoặc cập nhật trạng thái khách hàng.
📌 Cách hoạt động:
Hệ thống theo dõi tất cả thay đổi trong phần ghi chú của liên hệ.
Bạn có thể sử dụng bộ lọc (Filters) như "Has Tag" hoặc "Doesn't Have Tag" để chỉ kích hoạt trigger cho một nhóm khách hàng cụ thể.
Giúp đồng bộ dữ liệu liên hệ theo thời gian thực, tránh sai sót do nhập liệu thủ công.
Lợi ích của Trigger "Note Changed"
✅ Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực Tự động theo dõi mọi thay đổi trong ghi chú liên hệ, giúp thông tin luôn được cập nhật chính xác.
✅ Tự động hóa quy trình theo ghi chú cập nhật Khi một ghi chú được chỉnh sửa, workflow có thể cập nhật trạng thái liên hệ, giao nhiệm vụ cho nhân viên hoặc gửi email.
✅ Quản lý dữ liệu hiệu quả hơn Giúp doanh nghiệp tự động hóa quản lý liên hệ, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
✅ Tăng hiệu suất làm việc Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian xử lý thông tin bằng cách tự động hóa các tác vụ khi có thay đổi trong ghi chú.
✅ Tùy chỉnh theo từng loại khách hàng Sử dụng bộ lọc thông minh, workflow có thể chỉ kích hoạt với những khách hàng có tag cụ thể, giúp tăng hiệu quả chiến dịch và tối ưu quy trình.
Hướng dẫn thiết lập Trigger "Note Changed"
1️⃣ Truy cập Workflow Builder
Vào Automation trong eClick CRM.
Nhấp vào "+ Create Workflow".
Chọn "Start from Scratch" hoặc chỉnh sửa một workflow có sẵn.
2️⃣ Thêm Trigger "Note Changed"
Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".
Chọn "Note Changed" từ danh sách trigger có sẵn.
3️⃣ Đặt tên cho Trigger
Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Cập nhật ghi chú - Khách hàng tiềm năng" hoặc "Ghi chú cập nhật - Phân công nhiệm vụ".
4️⃣ Thiết lập bộ lọc (Filters) – Điều chỉnh điều kiện kích hoạt
📌 Các bộ lọc có sẵn giúp xác định khi nào workflow kích hoạt:
Has Tag: Chỉ kích hoạt workflow nếu liên hệ có một tag cụ thể (VD: "VIP", "Khách hàng mới").
Doesn’t Have Tag: Chỉ kích hoạt nếu liên hệ không có tag cụ thể, giúp tránh trùng lặp workflow.
5️⃣ Thêm hành động (Actions) vào Workflow
Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như: ✔ Tạo nhiệm vụ follow-up cho nhân viên 🛠 ✔ Gửi email nhắc nhở hoặc cập nhật thông tin cho khách hàng 📩 ✔ Thay đổi trạng thái khách hàng trong CRM 🔄
6️⃣ Lưu & Xuất bản Workflow
Lưu workflow sau khi thiết lập.
Chuyển trạng thái từ "Draft" sang "Publish" để kích hoạt.
Ứng dụng thực tế của Trigger "Note Changed"
📌 Phân công nhiệm vụ cho bộ phận chăm sóc khách hàng
✅ Kịch bản: Một nhân viên hỗ trợ khách hàng cập nhật ghi chú về vấn đề chưa được giải quyết. Hệ thống cần giao nhiệm vụ cho một chuyên gia hỗ trợ.
🔹 Cách thiết lập:
Trigger: Note Changed
Lọc: Has Tag: "Hỗ trợ cấp cao"
Workflow Actions: ✔ Giao nhiệm vụ cho chuyên viên hỗ trợ cấp cao. ✔ Gửi thông báo nội bộ để đảm bảo follow-up ngay lập tức.
💡 Kết quả: Đảm bảo khách hàng nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tránh tình trạng bị bỏ sót thông tin quan trọng.
📌 Nhắc nhở gia hạn thành viên hoặc hợp đồng
✅ Kịch bản: Khi ghi chú khách hàng cập nhật ngày gia hạn thành viên, workflow cần gửi email nhắc nhở.
🔹 Cách thiết lập:
Trigger: Note Changed
Lọc: Has Tag: "Thành viên"
Workflow Actions: ✔ Gửi email nhắc gia hạn thành viên. ✔ Cập nhật trạng thái khách hàng nếu họ gia hạn thành công.
💡 Kết quả: Không bỏ lỡ bất kỳ khách hàng nào khi đến hạn gia hạn dịch vụ, giúp duy trì tỷ lệ giữ chân khách hàng.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
❓ Trigger có kích hoạt nếu ghi chú thay đổi nhiều lần liên tiếp không?
✅ Có! Trigger sẽ kích hoạt mỗi khi ghi chú được chỉnh sửa. Để tránh trùng lặp, bạn có thể thêm điều kiện cooldown để giới hạn số lần kích hoạt workflow trong một khoảng thời gian nhất định.
❓ Bộ lọc "Has Tag" hoạt động như thế nào?
📌 "Has Tag" giúp đảm bảo chỉ những khách hàng có tag cụ thể mới kích hoạt workflow, giúp tăng độ chính xác và tránh các workflow không cần thiết.
❓ Trigger này có thể kết hợp với trigger khác trong cùng một workflow không?
✅ Có! Bạn có thể kết hợp "Note Changed" với "Tag Added", "Task Completed" để tạo workflow phức tạp hơn.
❓ Điều gì xảy ra nếu một ghi chú bị xóa thay vì cập nhật?
🚫 Trigger chỉ kích hoạt khi ghi chú được chỉnh sửa, không áp dụng khi ghi chú bị xóa.
❓ Có thể theo dõi thay đổi trên một loại ghi chú cụ thể không?
📌 Hiện tại, trigger áp dụng cho tất cả ghi chú trong hồ sơ khách hàng. Để thu hẹp phạm vi, bạn có thể sử dụng bộ lọc "Has Tag" để chỉ kích hoạt cho một nhóm khách hàng nhất định.
Kết luận
Trigger "Note Changed" trong eClick CRM giúp bạn tự động hóa quy trình cập nhật thông tin liên hệ, phân công nhiệm vụ và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
💡 Bắt đầu ngay với eClick CRM để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng! 🚀
Last updated
