Trigger - Báo Giá (Estimates)
Tự động kích hoạt workflow khi báo giá được gửi, khách hàng xem, chấp nhận hoặc từ chối, giúp doanh nghiệp theo dõi và phản hồi kịp thời.
Trigger "Báo Giá" (Estimates) trong eClick CRM giúp tự động hóa quy trình theo dõi báo giá. Khi khách hàng nhận báo giá, xem, chấp nhận hoặc từ chối, hệ thống có thể gửi thông báo, tạo nhiệm vụ follow-up hoặc tự động cập nhật pipeline.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập, lợi ích và ứng dụng thực tế để tận dụng tối đa trigger này.
Trigger Báo Giá Là Gì?
Trigger này sẽ kích hoạt workflow khi có thay đổi trong trạng thái báo giá, bao gồm:
Báo giá được gửi đến khách hàng
Khách hàng đã xem báo giá
Báo giá được chấp nhận
Báo giá bị từ chối
Báo giá chuyển thành hóa đơn
Sử dụng trigger này giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình bán hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi và duy trì tương tác với khách hàng.
Lợi Ích Của Trigger Báo Giá
✅ Tự động follow-up: Không cần nhắc nhở thủ công – hệ thống sẽ tự động gửi email hoặc tin nhắn theo từng trạng thái. ✅ Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Gửi phản hồi nhanh chóng khi báo giá được xem hoặc chấp nhận. ✅ Quản lý cơ hội bán hàng hiệu quả: Chuyển đổi báo giá thành cơ hội kinh doanh ngay khi khách hàng đồng ý. ✅ Giao tiếp liền mạch giữa các bộ phận: Thông báo ngay cho đội sales hoặc kế toán khi trạng thái báo giá thay đổi.
Cấu hình Trigger Báo Giá (Estimates Trigger)
1. Truy cập Workflow Builder
Vào Automation > Workflows trong eClick CRM.
Nhấp vào "+ Create Workflow" hoặc chỉnh sửa workflow hiện có.
2. Thêm Trigger Báo Giá
Nhấn "+ Add New Trigger", chọn "Estimates" từ danh sách.
3. Đặt tên Trigger
Đặt tên rõ ràng để dễ quản lý, ví dụ: "Theo Dõi Báo Giá Đã Gửi" hoặc "Xử Lý Báo Giá Bị Từ Chối".
4. Thiết lập điều kiện kích hoạt
Khi thiết lập Trigger Estimates, bạn có thể tinh chỉnh điều kiện kích hoạt bằng cách áp dụng bộ lọc (Filters). Bộ lọc giúp xác định các điều kiện cụ thể để trigger thực thi, giúp tự động hóa trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
Để tinh chỉnh bộ lọc, bạn sẽ sử dụng Toán tử (Operators) – đây là các điều kiện logic quyết định cách bộ lọc đánh giá dữ liệu liên quan đến báo giá.
Có 3 bộ lọc chính khi thiết lập Workflow cho Estimates:
Estimate Status (Trạng thái báo giá): Dùng để lọc trigger dựa trên trạng thái của báo giá.
Estimate Value (Giá trị báo giá): Giúp kích hoạt trigger dựa trên giá trị tiền tệ của báo giá.
Estimate Template (Mẫu báo giá): Lọc trigger dựa trên mẫu báo giá được sử dụng.
Toán tử Bộ lọc Trạng thái (Status Filter Operators)
Is
Kích hoạt khi trạng thái báo giá khớp với một giá trị cụ thể (ví dụ: "Accepted" – Đã chấp nhận).
Is Empty
Kích hoạt khi báo giá không có trạng thái nào được gán (hữu ích để phát hiện các báo giá chưa được xử lý).
Is Not
Kích hoạt khi trạng thái báo giá không khớp với một giá trị cụ thể (ví dụ: "Is Not Declined" sẽ kích hoạt cho tất cả các trạng thái ngoại trừ "Declined" – Bị từ chối).
Is Not Empty
Kích hoạt khi báo giá có bất kỳ trạng thái nào được gán (giúp loại trừ các báo giá chưa hoàn tất hoặc chưa được xử lý).
📌 Ví dụ: Nếu bạn muốn kích hoạt hành động chỉ khi một báo giá bị từ chối, hãy sử dụng: Estimate Status → Is → Declined.
Bộ Lọc - Giá Trị Báo Giá (Estimate Value)
Bộ lọc này giúp kích hoạt trigger dựa trên giá trị tiền tệ của một báo giá. Ví dụ, nếu bạn muốn gửi cảnh báo cho báo giá có giá trị trên 1.499$, hãy sử dụng bộ lọc: Estimate Value > Greater Than > 1499.
Equals To
Kích hoạt khi giá trị báo giá bằng với số tiền xác định.
Greater Than
Kích hoạt khi giá trị báo giá lớn hơn một ngưỡng nhất định.
Greater Than or Equals To
Kích hoạt khi giá trị báo giá bằng hoặc lớn hơn số tiền thiết lập.
Is Empty
Kích hoạt nếu báo giá không có giá trị nào được gán (hữu ích để xác định báo giá chưa hoàn chỉnh).
Is Not Empty
Kích hoạt khi báo giá có bất kỳ giá trị nào được gán.
Is Not Equal To
Kích hoạt khi giá trị báo giá không bằng số tiền xác định.
Less Than
Kích hoạt nếu giá trị báo giá thấp hơn số tiền thiết lập.
Less Than or Equal To
Kích hoạt nếu giá trị báo giá bằng hoặc nhỏ hơn số tiền thiết lập.
Bộ lọc Mẫu Báo Giá (Estimates Template Filter)
Bộ lọc này giúp đảm bảo trigger chỉ kích hoạt cho các báo giá dựa trên một mẫu cụ thể. Các toán tử có sẵn bao gồm:
Is: Kích hoạt chỉ khi báo giá được tạo từ một mẫu cụ thể.
Is Empty: Kích hoạt khi không có mẫu nào được sử dụng để tạo báo giá (hữu ích để xác định các báo giá được tạo thủ công).
Is Not: Kích hoạt khi báo giá không được tạo từ một mẫu cụ thể.
Is Not Empty: Kích hoạt chỉ khi báo giá được tạo bằng bất kỳ mẫu nào.
📌 Ví dụ: Nếu bạn muốn gửi email tự động chỉ cho các báo giá dựa trên mẫu "Premium Package", hãy thiết lập: Estimate Template → Is → Premium Package.
5. Thiết lập hành động trong Workflow
✔ Gửi email nhắc nhở khách hàng xem báo giá nếu sau 3 ngày chưa có phản hồi. ✔ Tự động chuyển đổi báo giá thành cơ hội kinh doanh khi khách hàng chấp nhận. ✔ Gửi thông báo cho đội sales nếu báo giá bị từ chối. ✔ Tạo hóa đơn tự động khi báo giá được chấp nhận.
6. Lưu & Kích Hoạt Workflow
Nhấn Lưu và chuyển trạng thái Publish để kích hoạt workflow.
Ví Dụ Ứng Dụng Thực Tế
1. Gửi Email Follow-Up Nếu Khách Hàng Xem Báo Giá Nhưng Chưa Phản Hồi
✅ Kịch bản: Nếu khách hàng xem báo giá nhưng không phản hồi trong 3 ngày, hệ thống tự động gửi email nhắc nhở. 🔹 Thiết lập:
Trigger: Estimates
Trạng thái: Viewed
Workflow Actions: ✔ Gửi email nhắc nhở ✔ Tạo nhiệm vụ follow-up cho nhân viên sales
2. Tự Động Xử Lý Khi Báo Giá Bị Từ Chối
✅ Kịch bản: Khi khách hàng từ chối báo giá, hệ thống gửi email yêu cầu phản hồi lý do từ chối. 🔹 Thiết lập:
Trigger: Estimates
Trạng thái: Declined
Workflow Actions: ✔ Gửi email yêu cầu khách hàng phản hồi lý do ✔ Thông báo cho nhân viên kinh doanh để xử lý
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)
❓ Tôi có thể tạo workflow riêng cho từng trạng thái báo giá không?
✅ Có! Bạn có thể tạo workflow riêng cho từng trạng thái (Sent, Viewed, Accepted, Declined, Invoiced) để tối ưu hóa quy trình.
❓ Làm thế nào để theo dõi khách hàng tiềm năng khi báo giá bị từ chối?
✅ Tạo workflow tự động follow-up bằng cách gửi email hoặc giao nhiệm vụ cho nhân viên sales.
❓ Trigger này có thể tự động chuyển đổi báo giá thành hóa đơn không?
✅ Có! Khi báo giá được chấp nhận, bạn có thể thiết lập workflow để tự động tạo hóa đơn.
Kết Luận
Trigger Báo Giá giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình báo giá, tăng tỷ lệ chốt đơn và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
💡 Sử dụng ngay trong eClick CRM để theo dõi và quản lý báo giá hiệu quả hơn! 🚀
Last updated