Trigger - Task Added (Công việc mới được tạo)
Kích hoạt workflow khi một Task (nhiệm vụ) được tạo cho liên hệ. Thường dùng để: giao nhiệm vụ, thông báo nhân viên & quản lý tiến độ công việc hiệu quả hơn!
Trigger "Task Added" trong eClick CRM giúp tự động kích hoạt workflow mỗi khi một nhiệm vụ (Task) mới được thêm vào hồ sơ liên hệ.
Điều này rất hữu ích trong việc tự động hóa quy trình công việc, chẳng hạn như gửi thông báo đến người được giao nhiệm vụ, cập nhật trạng thái công việc, hoặc gửi tin nhắn follow-up.
Hãy cùng tìm hiểu cách trigger này hoạt động, lợi ích của nó, hướng dẫn thiết lập và các trường hợp sử dụng thực tế để giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn trong eClick CRM!
Trigger "Task Added" là gì?
Trigger "Task Added" sẽ kích hoạt workflow mỗi khi một nhiệm vụ mới được thêm vào hồ sơ liên hệ.
📌 Trigger này hữu ích khi nào?
Khi một nhiệm vụ được tạo, workflow có thể tự động gửi thông báo cho nhân viên được giao nhiệm vụ.
Hệ thống có thể tự động cập nhật trạng thái công việc, giúp quản lý quy trình hiệu quả hơn.
Có thể sử dụng bộ lọc Assigned User để chỉ kích hoạt workflow khi nhiệm vụ được giao cho một nhân viên cụ thể.
📌 Cách hoạt động:
Khi một nhiệm vụ mới được thêm vào liên hệ, hệ thống sẽ tự động kích hoạt các hành động như gửi email, cập nhật CRM hoặc thông báo nội bộ.
Có thể sử dụng bộ lọc Assigned User để chỉ áp dụng trigger cho nhiệm vụ giao cho nhân viên cụ thể.
Lợi ích của Trigger "Task Added"
✅ Tự động hóa quy trình giao việc Giúp nhân viên nhận thông báo ngay lập tức khi có nhiệm vụ mới, tránh tình trạng bỏ sót công việc.
✅ Cải thiện quản lý công việc Tự động cập nhật trạng thái nhiệm vụ, giúp theo dõi tiến độ công việc dễ dàng hơn.
✅ Tăng cường sự phối hợp trong nhóm Giúp đội ngũ làm việc chặt chẽ hơn bằng cách tự động thông báo về các nhiệm vụ quan trọng.
✅ Tùy chỉnh linh hoạt với bộ lọc Sử dụng bộ lọc "Assigned User" để workflow chỉ kích hoạt cho những nhân viên phù hợp, giúp tránh trùng lặp thông báo không cần thiết.
Hướng dẫn thiết lập Trigger "Task Added"
1️⃣ Truy cập Workflow Builder
Vào Automation trong eClick CRM.
Nhấp vào "+ Create Workflow".
Chọn "Start from Scratch" hoặc chỉnh sửa một workflow có sẵn.
2️⃣ Thêm Trigger "Task Added"
Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".
Chọn "Task Added" từ danh sách trigger có sẵn.
3️⃣ Đặt tên cho Trigger
Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Giao nhiệm vụ mới - Thông báo nhân viên" hoặc "Tạo nhiệm vụ - Follow-up khách hàng".
4️⃣ Thiết lập bộ lọc (Filters) – Điều chỉnh điều kiện kích hoạt
📌 Bộ lọc giúp xác định khi nào workflow kích hoạt:
Assigned User: Chỉ kích hoạt workflow nếu nhiệm vụ được giao cho nhân viên cụ thể (VD: "John Doe").
Assigned User
Chỉ kích hoạt nếu nhiệm vụ được giao cho một nhân viên cụ thể. Có thể chọn nhiều nhân viên.
Không
5️⃣ Thêm hành động (Actions) vào Workflow
Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như: ✔ Gửi email thông báo cho nhân viên được giao nhiệm vụ 📩 ✔ Cập nhật trạng thái nhiệm vụ trong CRM 🔄 ✔ Gửi tin nhắn nhắc nhở nếu nhiệm vụ chưa được xử lý sau X ngày ⏳
6️⃣ Lưu & Xuất bản Workflow
Lưu workflow sau khi thiết lập.
Chuyển trạng thái từ "Draft" sang "Publish" để kích hoạt.
Ví dụ ứng dụng thực tế
📌 Thông báo tự động khi nhiệm vụ được tạo
✅ Kịch bản: Khi một nhiệm vụ mới được tạo và giao cho nhân viên cụ thể, hệ thống sẽ gửi email thông báo.
🔹 Cách thiết lập:
Trigger: Task Added
Lọc: Assigned User: "John Doe"
Workflow Actions: ✔ Gửi email thông báo nhiệm vụ mới cho nhân viên được giao việc. ✔ Cập nhật trạng thái nhiệm vụ thành "Đã thông báo".
💡 Kết quả: Nhân viên được thông báo ngay lập tức, đảm bảo nhiệm vụ không bị bỏ sót.
📌 Follow-up tự động khi tạo nhiệm vụ chăm sóc khách hàng
✅ Kịch bản: Khi một nhiệm vụ follow-up khách hàng được tạo, hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc nhở sau một khoảng thời gian nếu nhân viên chưa hoàn thành.
🔹 Cách thiết lập:
Trigger: Task Added
Lọc: Assigned User: "Nhóm Chăm Sóc Khách Hàng"
Workflow Actions: ✔ Gửi thông báo nội bộ cho nhân viên phụ trách. ✔ Thêm "Wait Action" (chờ 3 ngày) để kiểm tra tiến độ. ✔ Nếu nhiệm vụ chưa hoàn thành sau 3 ngày, gửi email nhắc nhở.
💡 Kết quả: Không bỏ lỡ follow-up khách hàng, đảm bảo mọi khách hàng đều được chăm sóc đúng hạn.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
❓ Tôi có thể giới hạn trigger chỉ áp dụng cho một số nhân viên nhất định không?
📌 Có! Sử dụng bộ lọc "Assigned User" để đảm bảo workflow chỉ chạy cho nhân viên được chỉ định.
❓ Trigger này có thể kết hợp với trigger khác không?
✅ Có! Bạn có thể kết hợp "Task Added" với "Task Completed" để tạo workflow quản lý nhiệm vụ hoàn chỉnh.
❓ Tôi có thể tự động cập nhật trạng thái nhiệm vụ khi gửi thông báo không?
✅ Có! Bạn có thể thêm hành động "Update Task Status" trong workflow để tự động thay đổi trạng thái nhiệm vụ.
Kết luận
Trigger "Task Added" trong eClick CRM giúp bạn tự động hóa quy trình giao nhiệm vụ, thông báo nhân viên và theo dõi tiến độ công việc.
💡 Bắt đầu ngay với eClick CRM để tối ưu hóa quản lý công việc và cải thiện hiệu suất làm việc của đội nhóm! 🚀
Last updated
