Trigger Workflow – Appointment (Lịch Hẹn) Status trong eClick CRM

Tự động hóa lịch hẹn với Trigger "Appointment Status" trong eClick CRM – gửi nhắc nhở, follow-up & tối ưu quy trình đặt lịch! 📅🔄

Trigger "Appointment Status" trong eClick CRM giúp tự động hóa quy trình quản lý lịch hẹn bằng cách kích hoạt workflow dựa trên trạng thái lịch hẹn như đã đặt, đã xác nhận, bị hủy, đã tham gia hoặc không tham gia. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình follow-up, giảm tỷ lệ vắng mặt và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Bài viết này hướng dẫn bạn cách hoạt động của trigger "Appointment Status", cách thiết lập, lợi ích và các trường hợp ứng dụng thực tế, giúp bạn quản lý lịch hẹn hiệu quả hơn với eClick CRM.

---

Trigger "Appointment Status" là gì?

Trigger "Appointment Status" giúp kích hoạt workflow tự động khi trạng thái lịch hẹn thay đổi, chẳng hạn như được đặt, xác nhận, hủy bỏ, khách hàng tham gia hoặc không tham gia.

📌 Trigger này hữu ích khi nào?

• Gửi email/SMS nhắc nhở lịch hẹn cho khách hàng trước ngày hẹn.

• Tự động follow-up khách hàng nếu họ không đến hẹn.

• Gửi email cảm ơn & khảo sát sau khi khách hàng tham gia cuộc hẹn.

• Tạo nhiệm vụ cho nhân viên nếu khách hàng hủy lịch hoặc không tham gia.

📌 Cách hoạt động:

• Khi trạng thái cuộc hẹn thay đổi, hệ thống sẽ tự động thực hiện các hành động tiếp theo dựa trên cài đặt workflow.

• Có thể tùy chỉnh bộ lọc (Filters) để workflow chỉ chạy với lịch hẹn của một nhân viên, dịch vụ hoặc nhóm lịch cụ thể.

---

Lợi ích của Trigger "Appointment Status"

✅ Tự động quản lý lịch hẹn: Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót khi xử lý lịch hẹn thủ công.

✅ Cải thiện tỷ lệ tham gia lịch hẹn: Gửi nhắc nhở tự động giúp giảm số lượng khách hàng vắng mặt.

✅ Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng: Tự động gửi email cảm ơn, hướng dẫn hoặc khảo sát sau cuộc hẹn.

✅ Tích hợp linh hoạt với nhiều bộ phận: Hỗ trợ đội sales, chăm sóc khách hàng & dịch vụ trong việc theo dõi & xử lý lịch hẹn.

✅ Theo dõi & báo cáo chính xác: Dễ dàng thống kê tỷ lệ hủy, vắng mặt & tham gia lịch hẹn để cải thiện quy trình.

---

Hướng dẫn thiết lập Trigger "Appointment Status"

1️⃣ Truy cập Workflow Builder

• Vào Automation trong eClick CRM.

• Nhấp vào "+ Create Workflow".

• Chọn "Start from Scratch" hoặc chỉnh sửa một workflow có sẵn.

2️⃣ Thêm Trigger "Appointment Status"

• Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".

• Chọn "Appointment Status" từ danh sách trigger có sẵn.

3️⃣ Đặt tên cho Trigger

• Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Khách HỦY lịch hẹn" hoặc "Follow-up sau khi khách hàng vắng mặt".

4️⃣ Thiết lập bộ lọc (Filters) – Xác định điều kiện kích hoạt

📌 Bộ lọc giúp xác định khi nào workflow kích hoạt:

Tên bộ lọc	Mô tả
Event Type	Chọn loại lịch hẹn: Tất cả, Lịch hẹn đơn lẻ hoặc Lịch hẹn định kỳ.
Appointment Status	Chọn trạng thái lịch hẹn để kích hoạt workflow (Đã đặt, Đã xác nhận, Bị hủy, Đã tham gia, Không tham gia, Không hợp lệ).
Filter By Tag	Kích hoạt workflow chỉ cho khách hàng có một tag cụ thể.
In Calendar	Giới hạn trigger chỉ áp dụng với lịch hẹn trong một lịch cụ thể.
In Calendar Group	Kích hoạt workflow dựa trên lịch thuộc một nhóm lịch hẹn.
Modified By	Kích hoạt workflow dựa trên người thay đổi lịch hẹn (Khách hàng, Nhân viên, API, Workflow khác).

📌 Ví dụ cài đặt bộ lọc:

• Appointment Status = Cancelled → Workflow chạy khi khách hàng hủy lịch hẹn.

• Appointment Status = No-show → Workflow chạy khi khách hàng không tham gia lịch hẹn.

5️⃣ Thêm hành động (Actions) vào Workflow

Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như: ✔ Gửi SMS/Email nhắc nhở lịch hẹn trước 24h 📅 ✔ Tạo nhiệm vụ follow-up cho nhân viên nếu khách hàng vắng mặt 📌 ✔ Gửi email khảo sát sau khi khách hàng tham gia 📝 ✔ Thêm khách hàng vào danh sách remarketing nếu họ hủy lịch 📈

6️⃣ Lưu & Xuất bản Workflow

• Lưu workflow sau khi thiết lập.

• Chuyển trạng thái từ "Draft" sang "Publish" để kích hoạt.

---

Ví dụ ứng dụng thực tế

1️⃣ Nhắc nhở khách hàng trước lịch hẹn

✅ Kịch bản: Khi khách hàng đặt lịch hẹn, hệ thống sẽ tự động gửi email/SMS nhắc nhở trước 24 giờ.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Appointment Status

• Lọc: Appointment Status = Confirmed

• Workflow Actions: ✔ Gửi SMS nhắc nhở trước lịch hẹn 24h. ✔ Gửi email xác nhận kèm hướng dẫn địa điểm.

💡 Kết quả: Giảm tỷ lệ vắng mặt & cải thiện tỷ lệ tham gia lịch hẹn.

---

2️⃣ Tự động follow-up sau khi khách hàng vắng mặt

✅ Kịch bản: Nếu khách hàng không tham gia lịch hẹn, hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn nhắc lại & đề xuất đặt lịch mới.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Appointment Status

• Lọc: Appointment Status = No-show

• Workflow Actions: ✔ Gửi email xin lỗi & đề xuất đặt lịch lại. ✔ Gán tag "Cần follow-up" để nhân viên chăm sóc khách hàng liên hệ.

💡 Kết quả: Giảm số lượng khách hàng vắng mặt & tối ưu hóa tỷ lệ đặt lại lịch.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

❓ Tôi có thể kích hoạt workflow khi khách hàng hủy lịch không?

✅ Có! Sử dụng Appointment Status = Cancelled để tự động gửi email hoặc gán nhiệm vụ follow-up.

❓ Trigger này có thể phân biệt lịch hẹn định kỳ & lịch hẹn đơn lẻ không?

✅ Có! Sử dụng Event Type để chỉ kích hoạt workflow cho lịch hẹn định kỳ hoặc lịch hẹn đơn lẻ.

❓ Làm sao để gửi thông báo chỉ cho lịch hẹn của một nhóm dịch vụ cụ thể?

📌 Sử dụng bộ lọc "In Calendar Group" để chỉ áp dụng workflow cho một nhóm lịch nhất định.

---

Kết luận

Trigger "Appointment Status" trong eClick CRM giúp bạn tự động quản lý lịch hẹn, giảm tỷ lệ vắng mặt & nâng cao trải nghiệm khách hàng.

💡 Bắt đầu ngay với eClick CRM để tối ưu hóa quy trình đặt lịch & chăm sóc khách hàng! 🚀