Trigger Workflow – Note Added trong eClick CRM
Tự động hóa quy trình với Trigger "Note Added" trong eClick CRM – cập nhật ghi chú, giao nhiệm vụ & tối ưu hóa quản lý khách hàng! 📝⚡
Trigger "Note Added" trong eClick CRM giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình mỗi khi một ghi chú (Note) mới được thêm vào hồ sơ liên hệ. Điều này giúp cải thiện sự phối hợp trong nhóm, đảm bảo follow-up kịp thời và cập nhật trạng thái khách hàng một cách tự động.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách hoạt động của trigger "Note Added", các lợi ích quan trọng, hướng dẫn thiết lập từng bước, và những trường hợp ứng dụng thực tế để tối ưu hóa quy trình làm việc trong eClick CRM!
Trigger "Note Added" là gì?
Trigger "Note Added" sẽ kích hoạt workflow mỗi khi một ghi chú mới được thêm vào hồ sơ liên hệ.
📌 Trigger này hữu ích khi nào?
Khi nhân viên thêm ghi chú vào liên hệ, hệ thống có thể gửi thông báo, tạo nhiệm vụ follow-up hoặc cập nhật trạng thái khách hàng.
Giúp đồng bộ dữ liệu liên hệ theo thời gian thực, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật chính xác trong CRM.
Có thể lọc theo tag khách hàng để chỉ áp dụng cho những nhóm liên hệ quan trọng.
📌 Cách hoạt động:
Khi một ghi chú mới được thêm vào, workflow tự động thực hiện các hành động như gán tag, gửi thông báo hoặc giao nhiệm vụ.
Bạn có thể sử dụng bộ lọc (Filters) như "Has Tag" hoặc "Doesn't Have Tag" để chỉ kích hoạt workflow cho những liên hệ phù hợp.
Lợi ích của Trigger "Note Added"
✅ Tự động hóa thông báo nội bộ Khi có ghi chú mới, đội ngũ liên quan sẽ được thông báo ngay lập tức, đảm bảo không bỏ sót thông tin quan trọng.
✅ Cải thiện sự phối hợp trong nhóm Giúp chia sẻ thông tin giữa các bộ phận nhanh chóng, từ đó tăng hiệu suất làm việc.
✅ Tạo nhiệm vụ follow-up tự động Nếu ghi chú liên quan đến một vấn đề quan trọng, hệ thống có thể tự động tạo nhiệm vụ và giao cho nhân viên phù hợp.
✅ Tự động phân loại và quản lý khách hàng Hệ thống có thể thêm tag hoặc cập nhật trạng thái liên hệ, giúp quản lý dữ liệu khách hàng tốt hơn.
✅ Tùy chỉnh theo nhóm khách hàng cụ thể Sử dụng bộ lọc "Has Tag", workflow chỉ kích hoạt với những nhóm khách hàng nhất định, giúp tăng độ chính xác và hiệu quả.
Hướng dẫn thiết lập Trigger "Note Added"
1️⃣ Truy cập Workflow Builder
Vào Automation trong eClick CRM.
Nhấp vào "+ Create Workflow".
Chọn "Start from Scratch" hoặc chỉnh sửa một workflow có sẵn.
2️⃣ Thêm Trigger "Note Added"
Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".
Chọn "Note Added" từ danh sách trigger có sẵn.
3️⃣ Đặt tên cho Trigger
Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Ghi chú mới - Phân công nhiệm vụ" hoặc "Ghi chú khách hàng VIP".
4️⃣ Thiết lập bộ lọc (Filters) – Tùy chỉnh điều kiện kích hoạt
📌 Các bộ lọc giúp xác định khi nào workflow kích hoạt:
Has Tag: Chỉ kích hoạt workflow nếu liên hệ có tag cụ thể (VD: "Khách hàng VIP", "Cần Follow-up").
Doesn’t Have Tag: Chỉ kích hoạt nếu liên hệ không có tag cụ thể, giúp tránh workflow bị trùng lặp.
5️⃣ Thêm hành động (Actions) vào Workflow
Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như: ✔ Gửi thông báo nội bộ khi có ghi chú mới 📩 ✔ Giao nhiệm vụ follow-up cho nhân viên 🛠 ✔ Cập nhật trạng thái khách hàng 🔄
6️⃣ Lưu & Xuất bản Workflow
Lưu workflow sau khi thiết lập.
Chuyển trạng thái từ "Draft" sang "Publish" để kích hoạt.
Ứng dụng thực tế của Trigger "Note Added"
📌 Tăng hiệu suất hỗ trợ khách hàng
✅ Kịch bản: Nhân viên hỗ trợ cập nhật ghi chú về vấn đề chưa giải quyết, hệ thống cần giao nhiệm vụ cho cấp cao hơn.
🔹 Cách thiết lập:
Trigger: Note Added
Lọc: Has Tag: "Hỗ trợ cấp cao"
Workflow Actions: ✔ Tạo nhiệm vụ & phân công cho nhân viên chuyên trách. ✔ Gửi thông báo nội bộ để đảm bảo follow-up ngay lập tức.
💡 Kết quả: Vấn đề của khách hàng được xử lý nhanh hơn, nâng cao trải nghiệm dịch vụ.
📌 Gửi email follow-up sau sự kiện
✅ Kịch bản: Sau khi tham gia sự kiện, ghi chú được thêm vào hồ sơ khách hàng, hệ thống cần gửi email follow-up.
🔹 Cách thiết lập:
Trigger: Note Added
Lọc: Has Tag: "Đã tham gia sự kiện"
Workflow Actions: ✔ Gửi email cảm ơn khách hàng đã tham gia. ✔ Thêm tag "Tiềm năng cao" nếu khách hàng thể hiện sự quan tâm đặc biệt.
💡 Kết quả: Tăng cơ hội chuyển đổi khách hàng sau sự kiện.
📌 Gợi ý sản phẩm phù hợp cho khách hàng eCommerce
✅ Kịch bản: Khi nhân viên thêm ghi chú về sở thích mua sắm của khách hàng, hệ thống gửi email đề xuất sản phẩm.
🔹 Cách thiết lập:
Trigger: Note Added
Lọc: Has Tag: "Khách hàng mua thường xuyên"
Workflow Actions: ✔ Gửi email đề xuất sản phẩm phù hợp. ✔ Cập nhật trạng thái khách hàng thành "Quan tâm cao".
💡 Kết quả: Tăng doanh thu bằng cách cá nhân hóa sản phẩm theo sở thích khách hàng.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
❓ Trigger có kích hoạt nếu ghi chú thay đổi nhiều lần liên tiếp không?
✅ Có! Trigger sẽ kích hoạt mỗi khi có ghi chú mới được thêm. Để tránh lặp lại, bạn có thể thêm điều kiện Wait Action để giới hạn số lần kích hoạt workflow trong một khoảng thời gian.
❓ Làm thế nào để giới hạn workflow chỉ áp dụng cho một số khách hàng cụ thể?
📌 Sử dụng bộ lọc "Has Tag" hoặc "Doesn't Have Tag" để đảm bảo workflow chỉ chạy cho nhóm khách hàng mong muốn.
❓ Trigger này có thể kết hợp với trigger khác trong cùng một workflow không?
✅ Có! Bạn có thể kết hợp "Note Added" với "Task Completed" hoặc "Opportunity Stage Changed" để tạo workflow nâng cao.
Kết luận
Trigger "Note Added" trong eClick CRM giúp bạn tự động hóa quy trình xử lý thông tin liên hệ, giao nhiệm vụ và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.
💡 Bắt đầu ngay với eClick CRM để nâng cao hiệu suất làm việc và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn! 🚀
Last updated
