Trigger - Task Completed (Công việc đã hoàn thành)

Tự động hóa với Trigger "Task Completed" trong eClick CRM – cập nhật trạng thái, gửi thông báo & tối ưu hóa quy trình làm việc ngay khi nhiệm vụ hoàn thành! ✅📌

Kích hoạt workflow ngay khi một nhiệm vụ (Task) trong hệ thống được đánh dấu là Hoàn thành. Ứng dụng thường gặp:

• Tự động cập nhật trạng thái liên hệ hoặc gắn tag (VD: "Đã gọi tư vấn").

• Gửi thông báo nội bộ (VD: cho quản lý hoặc bộ phận tiếp theo).

• Kích hoạt bước kế tiếp trong quy trình chăm sóc khách hàng.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách hoạt động của trigger "Task Completed", lợi ích của nó, cách thiết lập từng bước, và các trường hợp ứng dụng thực tế để tối ưu hóa quy trình làm việc trong eClick CRM.

---

Trigger "Task Completed" là gì?

Trigger "Task Completed" giúp tự động thực hiện các hành động tiếp theo trong workflow ngay khi một nhiệm vụ được hoàn thành.

📌 Trigger này hữu ích khi nào?

• Gửi thông báo cho nhóm khi nhiệm vụ được hoàn tất.

• Tự động cập nhật trạng thái khách hàng sau khi một nhiệm vụ follow-up được hoàn thành.

• Tiến hành bước tiếp theo trong quy trình bán hàng mà không cần thao tác thủ công.

📌 Cách hoạt động:

• Khi một nhiệm vụ được đánh dấu "Hoàn thành", workflow sẽ tự động kích hoạt các hành động tiếp theo.

• Có thể áp dụng bộ lọc "Assigned User" để chỉ kích hoạt workflow cho nhiệm vụ do một nhân viên cụ thể thực hiện.

---

Lợi ích của Trigger "Task Completed"

✅ Tự động hóa follow-up sau khi nhiệm vụ hoàn thành Hệ thống sẽ tự động kích hoạt các hành động tiếp theo, đảm bảo quy trình không bị gián đoạn.

✅ Tăng cường hợp tác nhóm Khi một nhiệm vụ hoàn thành, hệ thống có thể tự động gửi thông báo đến các thành viên liên quan, giúp đảm bảo mọi người đều nắm được tiến độ công việc.

✅ Tối ưu hóa quy trình làm việc Tự động cập nhật trạng thái nhiệm vụ, khách hàng hoặc cơ hội bán hàng giúp giảm thiểu thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc.

✅ Linh hoạt theo từng nhân viên Sử dụng bộ lọc "Assigned User", workflow có thể chỉ kích hoạt với nhiệm vụ của một nhân viên cụ thể, giúp tối ưu hóa quản lý công việc.

✅ Theo dõi chính xác tiến độ công việc Tất cả các nhiệm vụ hoàn thành sẽ được ghi lại trong CRM, giúp quản lý theo dõi được tình trạng thực hiện công việc của từng thành viên.

---

Hướng dẫn thiết lập Trigger "Task Completed"

1️⃣ Truy cập Workflow Builder

• Vào Automation trong eClick CRM.

• Nhấp vào "+ Create Workflow".

• Chọn "Start from Scratch" hoặc chỉnh sửa một workflow có sẵn.

2️⃣ Thêm Trigger "Task Completed"

• Trong Workflow Builder, nhấp vào "Add New Trigger".

• Chọn "Task Completed" từ danh sách trigger có sẵn.

3️⃣ Đặt tên cho Trigger

• Đặt tên dễ nhận diện, ví dụ: "Nhiệm vụ hoàn thành - Cập nhật trạng thái" hoặc "Hoàn tất nhiệm vụ - Gửi thông báo".

4️⃣ Áp dụng bộ lọc Assigned User (Tùy chọn)

📌 Bộ lọc giúp xác định khi nào workflow kích hoạt:

Tên bộ lọc	Mô tả
Is	Workflow chỉ kích hoạt khi nhiệm vụ được hoàn thành bởi một nhân viên cụ thể.
Is Empty	Workflow kích hoạt nếu nhiệm vụ không có nhân viên được giao.
Is Not	Workflow kích hoạt cho tất cả nhân viên trừ người được chọn.
Is Not Empty	Workflow kích hoạt khi nhiệm vụ có một nhân viên được giao.

📌 Ví dụ cài đặt bộ lọc:

• Is = "Phan Đăng Khoa" → Workflow chỉ kích hoạt nếu nhiệm vụ do nhân viên Nguyễn Văn A thực hiện.

• Is Not Empty → Workflow sẽ chỉ chạy khi nhiệm vụ có người được giao.

5️⃣ Thêm hành động (Actions) vào Workflow

Sau khi thiết lập Trigger, bạn có thể thêm các hành động tự động như: ✔ Gửi thông báo cho quản lý hoặc nhóm làm việc 📩 ✔ Cập nhật trạng thái khách hàng sau khi hoàn thành nhiệm vụ 🔄 ✔ Tự động di chuyển cơ hội bán hàng sang giai đoạn tiếp theo 📈

6️⃣ Lưu & Xuất bản Workflow

• Lưu workflow sau khi thiết lập.

• Chuyển trạng thái từ "Draft" sang "Publish" để kích hoạt.

---

Ví dụ ứng dụng thực tế

📌 Gửi thông báo khi nhiệm vụ follow-up khách hàng hoàn thành

✅ Kịch bản: Khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ follow-up khách hàng, hệ thống sẽ gửi thông báo cho quản lý và cập nhật trạng thái khách hàng.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Task Completed

• Lọc: Is = "Nhóm Chăm sóc khách hàng"

• Workflow Actions: ✔ Gửi thông báo cho quản lý rằng nhiệm vụ đã hoàn thành. ✔ Cập nhật trạng thái khách hàng thành "Đã follow-up".

💡 Kết quả: Giúp theo dõi tiến độ chăm sóc khách hàng một cách chính xác.

---

📌 Chuyển cơ hội bán hàng sang giai đoạn tiếp theo sau khi hoàn thành nhiệm vụ

✅ Kịch bản: Nếu nhiệm vụ tư vấn bán hàng được đánh dấu hoàn thành, hệ thống sẽ tự động chuyển cơ hội sang bước tiếp theo trong pipeline.

🔹 Cách thiết lập:

• Trigger: Task Completed

• Lọc: Is = "Nhóm Kinh doanh"

• Workflow Actions: ✔ Di chuyển cơ hội bán hàng sang giai đoạn "Đàm phán giá". ✔ Gửi email follow-up cho khách hàng.

💡 Kết quả: Tự động hóa quy trình bán hàng, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi.

---

Câu hỏi thường gặp (FAQs)

❓ Trigger có kích hoạt nếu nhiệm vụ không có nhân viên được giao không?

✅ Có! Bạn có thể sử dụng bộ lọc "Is Empty" để chỉ kích hoạt workflow với các nhiệm vụ chưa có người phụ trách.

❓ Trigger này có thể gửi thông báo tự động không?

🚫 Trigger không tự động gửi thông báo, nhưng bạn có thể thêm hành động "Send Notification" để thông báo đến nhóm làm việc.

❓ Tôi có thể cập nhật trạng thái khách hàng sau khi nhiệm vụ hoàn thành không?

✅ Có! Bạn có thể thêm hành động "Update CRM Record" để cập nhật trạng thái khách hàng hoặc pipeline sau khi nhiệm vụ được hoàn thành.

❓ Làm sao để kiểm tra workflow có hoạt động đúng không?

📌 Bạn có thể theo dõi trong Workflow Execution Log để kiểm tra trigger có hoạt động đúng khi một nhiệm vụ hoàn thành hay không.